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La mayoría de personas comienzan la semana sin saber qué hacer y con poca idea de los pasos que deben dar.

La lista de tareas crece continuamente sin embargo, al final del día, todo sigue igual excepto la sensación de agobio, caos y estrés que va en aumento.

Lo peor es que cuando terminas tu jornada nada de lo que tenías pensado se ha cumplido y esto te crea gran frustración y desesperación porque ni tú ni tu negocio avanzáis.

Constantemente te preguntas cómo podes organizar tu tiempo para ser más productivo.

Cuando piensas en porqué te sucede esto, llegas siempre a la misma conclusión:

No tengo suficiente tiempo.

¿Te suena?

¿Con qué frecuencia lo dices?

¿Cuántas veces a la semana o incluso, cuántas veces al día sale de tu boca esta frase?

Estás 5 palabras son el mayor “apagasueños” que existe.

Sinceramente, ¿te has parado ha pensar si de verdad el tiempo que tienes lo estás invirtiendo correctamente?

Voy a describirte una situación y luego me dices si te resulta familiar:

Empiezas la mañana con la motivación por las nubes, pensando en todo lo que vas a hacer hoy.

Revisas el correo, contestas todos los que tienes pendientes. Chequeas tus redes sociales. Te llega un nuevo correo y le das respuesta porque solo te llevará un momento. Mientras tanto tienes 15 nuevas notificaciones en Facebook que revisas por si hay algo interesante. Te llegan nuevos avisos de RT que también agradeces.

Vuelves a revisar tu correo electrónico y te llega una newsletter a la que estás subscrito indicando que ya está disponible un nuevo articulo en el blog de “fulanito” que vas a leer sin dudar. Aparecen en él conceptos que crees pueden ayudarte a mejorar tu conocimiento y llenas tu navegador de pestañas que debes leer y revisar.

De nuevo actualizas tu bandeja de entrada y… 3 nuevos mensajes que debes responder enseguida no sin antes ver y contestar todos los whastapp que tienes pendientes… y así llegas al final del día.

Un día más te ha resultado imposible llegar a todo, no das a basto y no has tenido tiempo de hacer nada más.

Estás tan ocupado con las pequeñas cosas que no tienes tiempo de centrarte en lo verdaderamente importante y necesario para avanzar con tu negocio.

Además cuando trabajas desde casa, las distracciones se multiplican.

Necesitas claridad.

Cuando tienes claridad sobre los objetivos de tu negocio es mucho más fácil y sencillo decidir qué tareas son realmente importantes de ejecutar y organizar mejor tu tiempo.

Con demasiada frecuencia dedicamos mucho tiempo a pequeñas tareas que consideramos urgentes sin tener en cuenta si realmente son importantes o no para el avance de nuestros negocios.

Por ello, es esencial aprender a clasificar cada actividad para dejar en un segundo plano todo aquello que no sea importante para centrarnos en lo importante sea urgente o no.

Las tareas importantes son aquellas que te llevarán a cumplir cualquier objetivo final de tu empresa

3 ladrones del tiempo que te impiden ser más productivo

Seguramente hayas experimentando más de una vez, tal y como hemos visto antes, esa sensación de estar ocupado todo el día sin, en realidad, haber hecho nada. Puedo afirmar sin temor a equivocarme que al menos uno de estos 3 ladrones del tiempo forman parte de tu jornada y te impiden avanzar hacia tus metas.

#1. Multitarea

La causa número 1 de una mala gestión del tiempo de la mayoría de emprendedores es la multitarea.

Lo más probable es que pienses que cuantas más tareas realices más consigues pero, en realidad, estás perdiendo el enfoque en lo verdaderamente importante al tratar de hacer malabares para llegar a todo.

Intentas ser más productivo, sin embargo lo que consigues es el efecto contrario.

Si no estás dentro del 2% de la población que, según diversos estudios, es realmente bueno con la multitarea, lo siento pero tienes un problema porque, en realidad, estás perdiendo tiempo y eficacia.

En cambio cuanto más te centres en una sola tarea a la vez mejores resultados obtendrás y es más fácil establecer unas expectativas realistas de lo que puedes lograr cada día.

Recuerdas el dicho “quién mucho abarca, poco aprieta”.

Pues eso.

#2. Correo

Otro síntoma de una mala productividad y por tanto, una gran perdida de tiempo es el uso incorrecto del correo electrónico.

Lo más más probable es que ya esté consumiendo gran parte de tu jornada.

Con las nuevas formas de trabajo, sin darnos cuenta, nos hemos programado para reaccionar de forma automática en cuanto recibimos el aviso de un nuevo correo.

Pero, ¿realmente la inversión de tanto tiempo en tu bandeja de entrada te va a situar más cerca de tu objetivo final?.

Puedo apostar que tu respuesta será un rotundo NO.

Elige un tiempo limitado en tu jornada diaria para atender los correos y haz de ello tu rutina. Desactiva las notificaciones de nuevos correos y ciérralo hasta el día siguiente.

Si tu volumen está empezando a ser excesivamente alto y no puedes con todo, quizá a llegado la hora de buscar ayuda externa.

#3. Redes Sociales

Para la mayoría de nosotros, las redes sociales forman parte de nuestro negocio digital como medio para llegar e interactuar con los clientes potenciales.

Son una parte vital de nuestra estrategia de marketing.

La palabra clave en este caso es estrategia.

La mejor manera de optimizar tu tiempo en las redes sociales es con la creación de un plan estratégico que te indique, por ejemplo, qué canales utilizar o con qué frecuencia publicar. Luego solo tendrás que determinar cuánto tiempo vas invertir en su gestión diaria.

Todo es posible y viable con un plan.

Si crees que el control diario de redes sociales te hacen perder mucho tiempo hay herramientas que pueden ayudarte, por ejemplo, en la automatización.

A continuación te dejo un video de Entrepreneur.com con 10 tips que te ayudarán a ser más productivo y poder convertirte en el amo de tu propio tiempo.

Las claves que te ayudarán organizar tu tiempo para ser más productivo

Hacer el trabajo que te apasiona y sacar adelante tu negocio no es fácil.

De hecho, es bastante duro.

Piensa en grandes emprendedores que están en lo más alto.

Inician nuevos proyectos continuamente, nuevos programas de formación, conectan y se relacionan con cientos de personas diariamente a través del correo, las redes sociales o en eventos a los que asisten como ponentes, dan charlas, conferencias, viajan.… y además, siempre tienen tiempo de disfrutar otras miles de actividades en su vida.

¿Cómo lo hacen si al final todos tenemos 24 horas?

Podrías pensar que son especiales, no duermen a penas o simplemente son super héroes o heroínas.

Te equivocas.

Solo hay una razón por las que estas personas de éxito consiguen lo que se proponen, llegan a todo y además disfrutan de su tiempo libre.

Siguen una estrategia:

  • Tienen claros cuáles son sus objetivos
  • Establecen un plan para conseguir sus metas
  • Trabajan con tesón y perseverancia hasta lograrlo

Siguen una estrategia que funciona y la ponen en practica cada día, continuamente.

La mayoría de nosotros no.

La buena noticia es que esta situación es reversible.

“Una meta sin un plan es sólo un deseo” Antoine de Saint-Exupéry

Por ello, hoy quiero compartirte mi método. El sistema que me ayuda a organizar mejor mi tiempo y establecer qué hacer cada semana y cada día para enfocarme en lo importante para conseguir mejores resultados.

No lo he inventado yo. De hecho, hoy en día empezar algo desde cero no tienen mucha lógica. He investigado y aprendido de diferentes modelos y técnicas que funcionan para adaptarlo a mis necesidades.

Espero que te ayude 😉

Lo que si te recomiendo es que empieces reservando un tiempo semanal para planificar. Decide cuál es el mejor momento para llevarlo a cabo, prográmalo en tu calendario y haz de ello una rutina.

Solo tienes que asegurarte que lo vas a tener listo antes de comenzar cada semana para que cuando llegue el lunes por la mañana sepas exactamente qué hacer.

Recuerda que todo lo que planifiques debe estar conectado directamente con las metas establecidas para el año para poder mantenerte enfocado en lo que realmente importa.

Esto, además, te permite tener presente en todo momento tus objetivos vitales y grandes sueños sobre lo que quieres ser, hacer y tener de cara a los próximos años: Tu Visión.

PLANIFICACIÓN SEMANAL

#1. Evalúa y festeja la semana anterior

Este es el paso más importante de todos.

Determina el rendimiento de la semana anterior y anota todo aquello que hiciste bien, de lo que te sientes más orgulloso y destaca aquellas tareas en las que tu rendimiento fue más alto.

Raramente dedicamos tiempo a apreciar las cosas que hemos conseguido lo que nos deja una sensación constante de insatisfacción.

El tamaño de las acciones, si son grandes logros o pequeños, da igual. Lo importante es que lo celebres y ganarás en confianza.

Anota también las lecciones más importantes que aprendiste, aquello que te inspiró.

#2. Analiza lo que ha quedado pendiente

Echa un vistazo a todo aquello que querías haber hecho la semana pasada y te resultó imposible.

Haz un lista con todo aquello que no hiciste y era realmente importante.

Piensa en las razones que te llevaron a dejarlo pendiente: ¿Fue por otra tarea más importante? ¿Se te fue ese tiempo a alguno de los “ladrones de tiempo”? ¿Qué podrías haber hecho para evitarlo?

De esta manera sabrás qué necesitas mejorar la próxima semana. 

Sé honesto contigo. Esto te ayudará a establecer unas expectativas realistas sobre tu rendimiento.

#3. Tareas importantes, urgentes o no

Ahora que has reflejado qué ha ocurrido la semana pasada es el momento de sumergirse en lo que está por venir.

Piensa en cada área importante de tu negocio y los objetivos relacionados para determinar los resultados que quieres lograr.

Anota las 10 tareas que es absolutamente necesario que termines la semana que viene y en qué fecha y hora tienen que estar completadas cada una de ellas.

Junto a cada una de éstas, anota las 3 acciones estratégicas que debes ejecutar para que se cumplan.

Tienes la oportunidad de decidir qué hacer, sólo asegúrate que cada acción te sitúa más cerca de tus objetivos anuales.

#4. Acciones Top

Escribe las 3 mejores acciones que vas realizar esta semana y que te impulsarán profesionalmente hacia adelante. 

Por ejemplo, personas con las que puedes colaborar, nuevas oportunidades para generar ingresos, una nueva habilidad que aprender, etc.

#5. Hábitos matutinos

Elige 3 buenos hábitos que harás cada mañana antes de estar listo para empezar el día. Ejercicio, meditar, un pensamiento positivo, un buen desayuno, diario de gratitud,… y conviértelo en tu ritual

#6. Una actividad vital

Elige aquello qué sea realmente importante y que vas a hacer esta semana para sentirte más vivo y lleno de alegría y felicidad

Puede ser cualquier actividad que prefieras, lo que sea que te guste, te haga feliz o haga feliz a otros y conviértelo en una prioridad.

PLANIFICACIÓN DIARIA

Teniendo en cuenta lo que has planificado para la semana, es lo momento de establecer tus tareas diarias con un método simple pero muy eficaz.

#1. Elige un máximo de 3 tareas que debes finalizar cada día

Probablemente tengas muchas más cosas por hacer pero cuando te enfocas en las 3 más importantes estás dando prioridad a lo verdaderamente importante y concentrando mejor tu energía.

Lo cierto es que la mayoría no somos capaces de lograr más de 3 tareas importantes en un día, no obstante, si son menos no importa, solo tienes que establecer tus propios límites.

Eso sí, procura realizar primero aquellas tareas que más te cuestan, aquellas que son más difíciles y quieres quitarte de en medio cuanto antes. Si no, estarás tentado a procastinar.

#2. Define una temática diaria y alinea todas tus acciones con ese tema

Por ejemplo, puedes dedicar un día al blog, otro para planificación de contenido y redes sociales, otro para desarrollar programas y cursos de formación, otro para estrategia, etc.

#3. Reserva un tiempo para ti mismo con la regla de los 30 minutos

Elige 3 actividades y dedica 30 minutos a cada una de ellas: Ejercicio, Formación y Cuidado personal.

Dedicarte tiempo a cuidarte es un aspecto crucial para alcanzar tus metas y lograr aquello que quieres personal y profesionalmente.

Para finalizar, solo queda planificar todo en tu agenda con horarios. Todo lo que haces ocupa un tiempo en tu día, sin embargo, la mayoría creamos listas de tareas y subestimamos el tiempo que nos llevará ejecutarlas.

Por esta razón es importante asignar un tiempo real a cada tarea. Con la ayuda de la revisión de la semana anterior sabrás y serás consciente del tiempo real que inviertes.

Para ayudarte he creado el Planificador de Tareas que te ayudará a ganar claridad en torno a qué acciones deben ser prioritarias realizar y poder salir de la trampa de estar haciendo siempre frente a tareas urgentes y dejar de perder tiempo en otras que no te llevan a ninguna parte.

Haz clic aquí para descargar el "PLANIFICADOR DE TAREAS"

¿Eres una persona productiva y eficaz o por el contrario te cuesta poner orden en tu jornada?
¿Qué técnicas utilizas para mantenerte enfocado en lo importante y dejar de lado la procastinación?

 

Virginia Jimenez
Asesora de Negocios Digitales. Trabajo con emprendedores digitales y profesionales de servicios que quieren dar un nuevo impulso a su negocio online y transformarlo en una empresa rentable. Con mi Programa [RE]ACTIVA TU NEGOCIO consiguen una estrategia planificada que les ayuda a ganar visibilidad en Internet para atraer más y mejores clientes a sus servicios y lograr la estabilidad económica que buscan.

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